A felhasználóbarát szövegírás nem a túlzott leegyszerűsítést vagy a fontos információk kihagyását jelenti. Inkább azt, hogy mindenki számára érthetővé – közérthetővé – tegyük a tartalmakat.
A Plain Language Guidelines szerint közérthető egy szöveg, ha:
- Az olvasó megtalálja benne, amire szüksége van.
- Első olvasásra megérti, amit talált.
- El tudja érni a célját az információ segítségével.
Ezek az általános irányelvek segítenek, hogy közérthetőek − egyszerűek, érthetőek és átláthatóak − legyenek a szövegek.
A következetlenségek összezavarhatják az olvasót, ezért mindenhol ugyanazt a stílust, nyelvezetet, szavakat és kifejezéseket kell használnunk. A konzisztencia eléréséhez érdemes meghatározni a Tone of Voice-t – azaz a stílust és a hangnemet –, illetve rögzíteni a szövegre vonatkozó főbb irányelveket.
Például:
- Tegezés vagy magázás
- Nyelvtani és fogalmazási szabályok
- Terméknevek és szolgáltatások írásmódja
- Gyakran használt és kerülendő szavak vagy kifejezések
Jó gyakorlat, ha az általános iskolát végzettek szövegértési szintjét vesszük alapul. Ez nem azt jelenti, hogy gyerekesen kell fogalmaznunk. Inkább azt, hogy a lehető legegyszerűbben és legtömörebben kell átadnunk az információkat.
Az egyszerű fogalmazással nemcsak az olvasási vagy szövegértési nehézségekkel küzdőknek segíthetünk. Mindenki könnyebben megérti majd, amit közölni szeretnénk.
A rövidebb mondatokat könnyebb megérteni, és könnyebb bennük megtalálni az információkat. A legjobb, ha mindig 15-20 szó alatt maradunk.
Érdemes átnézni a szövegeket, és minden szót törölni, aminek nincs valódi jelentése.
A túl választékos vagy régies szóhasználat nehezíti az olvasást. A hétköznapi szavak érthetőbbé teszik a szöveget.
Általában kerüljük a szakkifejezéseket, idegen szavakat és rövidítéseket.
Ha mégis szakkifejezéseket, idegen szavakat vagy rövidítéseket kell használnunk, akkor az első előfordulásnál, közvetlenül a szó mellett magyarázzuk meg őket.
Kerüljük a túl általános megfogalmazásokat és a körülírásokat.
Érdemes mindent törölni, amire valójában nincs szüksége az olvasónak.
A passzív vagy személytelen szerkezetek homályosak, nem derül ki belőlük, hogy ki mit tett vagy kinek mit kell tennie. Az aktív mondatok rövidebbek és közvetlenebbek, ezért általában érdemes a saját nevünkben és az olvasóhoz szólva fogalmazni.
A dupla tagadástól függetlenül is igaz, hogy pozitívan fogalmazunk.
A felhasználók általában nem olvassák végig a szövegeket, inkább csak szkennelik, pásztázzák őket. Egy hosszú, tagolatlan folyószövegben nehezen találják meg az információkat.
Folyószöveg helyett érdemes kisebb, önálló tartalmi egységekben – szövegblokkokban, rövid bekezdésekben – gondolkodni. Egy tartalmi egység lehetőleg csak egy gondolatot, üzenetet tartalmazzon.
Csak a fontos információkat emeljük ki. Ha mindent kiemelünk, valójában semmi nem lesz kiemelt.
Érdemes a fontos információktól a kevésbé fontos információk felé, a legtöbb felhasználóra vonatkozó információktól a kivételek felé vagy például időrendben haladni.
A hosszabb szövegek előtti összefoglalók és a tartalomjegyzékek segítenek, hogy a felhasználónak ne kelljen mindent elolvasnia ahhoz, hogy megtalálja, amit keres.
Mindig szem előtt kell tartanunk, hogy a felhasználók tranzakcionálisan használják a felületeket. Nem olvasgatni szeretnének, hanem elintézni vagy megtudni valamit. A felesleges információk akadályozzák őket ebben.
Csak azokat az információkat tartjuk meg, amelyekre valóban szükség van az adott feladat végrehajtásához vagy az információ átadásához.
Érdemes úgy felépíteni a szöveget, hogy a fontos információk – a felhasználó célja, a feltételek vagy a kulcsszavak – a bekezdések vagy mondatok elejére kerüljenek.
A számokat könnyebb megtalálni a folyószövegben, ezzel is segíthetjük a szkennelést.